In Agenturen ist Zeiterfassung meistens ein viel diskutiertes Thema und es hat sein für und wieder. Für einen Mitarbeiter bedeutet es natürlich Aufwand seine Zeiten exakt zu erfassen und zu dokumentieren. Und so mancher könnte diese Maßnahme als Folge von Misstrauen deuten. Aber bedeutet es wirklich, dass ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern misstraut, weil er möchte, dass diese ihre Zeiten dokumentieren?

Warum brauchen wir so einen Unsinn wie Zeiterfassung?

Für uns ist das Time Tracking das Mittel schlechthin um zu sehen, ob wir unsere Angebote richtig kalkulieren. Wie sollten wir sonst überprüfen, ob wir genügend oder viel zu viele Stunden in Angeboten berechnen? Dazu kommt, dass wir auch Leistungen stundenbasiert abrechnen, hierfür ist ein sauberes Time Tracking einfach unerlässlich, da uns sonst einfach Umsätze flöten gehen. Denn wir haben für unsere Agentur beschlossen: Wir verkaufen unsere Arbeitszeit, nicht ein fertiges Produkt.

Das bedeutet auch, dass für uns nur die projektbezogene Zeiterfassung relevant ist. Unsere Arbeitszeit an internen Aufgaben wird nicht gemessen und wir stempeln auch nicht morgens ein und abends aus. Da wir keine direkten Angestellten haben, sondern es nur um unsere Zeiten geht, also die der Gesellschafter, brauchen wir uns über derartige Kontrolle keine Gedanken machen. Mit Mitarbeitern sieht das ganze natürlich anders aus. Wir würden dennoch mit dem vertrauensbasierten Ansatz gehen, dass nur an Kunden verkaufte Stunden getrackt werden müssen. Letzten Endes muss man dafür aber selbstverständlich auch die richtigen Mitarbeiter haben.

Das richtige Time Tracking Tool

Damit das Time Tracking nicht zum absoluten Nervtöter wird, gibt es Tools, die uns das Leben erleichtern. Hierbei sollte man unbedingt auf die persönlichen Präferenzen achten. Ein Tool sollte folgendes leisten:

  • Exakte Zeiterfassung mit Start / Stop
  • Zeiten auf verschiedene Projekte, Kunden oder Tickets buchen
  • Unkompliziert und schnell zu benutzen

Für uns fällt damit eine Lösung wie die Zeiten am Ende des Tages in eine Tabelle zu schreiben vollkommen flach. Im Nachhinein Zeiten zu schreiben ist viel zu ungenau und man vergisst gerne etwas. Einer der wichtigsten Punkte für die Wahl eines Tools ist die Anbindung an das Projektmanagement System. Denn als Agentur hat man sicherlich irgendeine Software, um Projekte zu verwalten, wie etwa JIRA, asana und wie sie nicht alle heißen. Im Idealfall integriert sich also das Time Tracking direkt in das Projektmanagement Tool. Manche davon haben diese Funktion bereits integriert, andere müssen damit erweitert werden. Als Projektmanagement Tool verwenden wir YouTrack und haben dort eine Timer, den wir mit Start und Stop bedienen können. Dann werden unsere Zeiten exakt und direkt in den Task übertragen, an dem wir gearbeitet haben. Für uns eine absolut komfortable Lösung, weil wir so auch direkt erkennen können wie viel der veranschlagten Zeit bereits aufgebraucht ist.

Für all diejenigen, die das aber gern vergessen, weil sie den Tab im Browser längst geschlossen haben, gibt es aber auch Abhilfe. Vor einiger Zeit habe ich mir den handlichen Würfel von timeular zugelegt. Das schicke, kleine Büroaccessoires steht unscheinbar in seiner Halterung, bis ich ihn auf eine Seite drehe und die Zeit für dieses Projekt zu laufen beginnt. Für alle, die gern etwas haptisches haben, um sich an die Zeiterfassung zu erinnern, ist das ein super Produkt. Der Würfel hat 8 Seiten, die man beliebig beschriften oder mit den mitgelieferten Aufklebern verzieren kann. Sobald man die Seite wechselt, wird die alte Zeitbuchung eingetragen und die neue beginnt zu laufen. Die Zeiten werden in der hauseigenen Software eingebucht, die über Bluetooth mit dem Würfel verbunden ist.

Ich war gerade anfangs wirklich sehr begeistert davon, nur gibt es auch mit timeular gewisse Grenzen. Acht Würfelseiten waren für mich einfach nicht genug, da ich dann nicht ohne einen weiteren Handgriff auf jedes meiner Projekte tracken kann. Und mir fehlt an dieser Stelle dann auch die Integration mit unserem Projektmanagement Tool. Wer aber beispielsweise mit JIRA arbeitet, der kann timeular dank der seamless Integration sicher auch sehr produktiv nutzen.

Fazit: Time Tracking zur Umsatzmaximierung und nur mit Vertrauen

Wir sind absolut für Time Tracking, wenn es um Budgets, Rentabilitätskontrollen und dergleichen geht. Dann ist es unabdingbar zu wissen, wie viel Zeit man für verschiedene Aufgaben braucht. Wer aber komplett nach einem anderen Abrechnungssystem arbeitet, also z.B. eher Produkte statt einer Dienstleistung verkauft, kann unter Umständen auch vollständig auf die Zeiterfassung verzichten.
Zeiterfassung zur Kontrolle der Mitarbeiter finden wir persönlich ein No-Go. Wer es darauf anlegt, kann auch hier falsche Zeiten eintragen und Misstrauen sollte nicht die Basis einer Beziehung zwischen Arbeitgeber und -nehmer sein. Wir sind mit unserem System aktuell ziemlich happy – Blogbeitrag auf Wiedervorlage in einem halben Jahr. Dann gibt's ein Update ?