Kommunikation im Home-Office

Wir leben in einer Zeit, in der Telefon- und Videokonferenzen beinahe zum daily business gehören – extrem vermehrt durch das Corona-Office, das zur Zeit vielen von uns blüht. Ich denke, die “Untenrum-Nackt-Witze” und dergleichen sind zur Genüge ausgekostet worden und damit wende ich mich weiteren alltäglichen Problemen und Chancen zu, die diese Technologie uns bietet. Steffi und ich betreiben das ja ohnehin beinahe täglich. Wir sprechen uns über Slack ab, meistens allerdings ohne Video. Allerdings sind auch wir zuletzt einmal bewusst auf eine Video-Konferenz ausgewichen, weil unser Treffen einen besonderen Grund hatte: Unsere Jahresversammlung. Und hierbei kann man auch schon erkennen, dass es schlichtweg Unterschiede gibt, ob Konferenzen mit oder ohne Video stattfinden.

Telefonkonferenz für schnelle Absprachen mit vertrauten Personen

Wenn es darum geht, in einem 10-Minuten Call die Aufgaben des Tages im kleinen Team oder auch mit langjährigen Kunden zu besprechen, sollte auch ein Telefonanruf genügen. Man bespricht sich mit Personen, die man bereits länger kennt und der Zweck des Telefonats ist auf einen schnellen Austausch reduziert. Ist es da wirklich erforderlich, dass man gleich auch noch die Webcam anwirft? Na gut, man könnte sagen, dass der Aufwand verhältnismäßig gering ist – aber je nachdem wie ihr im Home Office ausseht, kann ein spontaner Videocall durchaus Panik bei manch einem Kollegen auslösen. Wir tragen beispielsweise oft Jogginghosen im Home Office, weil für uns kein haltbarer Grund dagegen spricht, solange nur Telefonate anstehen. Mehr zu diesem Bekenntnis erfahrt ihr in unserer Podcast Episode zum Home Office. Abgesehen von Äußerlichkeiten laufen Telefonate rein technisch oft ein wenig flüssiger, sowohl über das Telefon als auch über Skype ohne Video. Für mich ist das wichtiger als mein Gegenüber, das ich ja bereits gut kenne, ständig zu sehen. Aber es gibt durchaus Anwendungsgebiete, in denen ich einen Video-Call für unabdingbar halte.

Videocalls am Nächsten am persönlichen Meeting

Bei Erstterminen, größeren Besprechungen und Meilenstein-Meetings brauche auch ich eine Person mit der ich sprechen kann. Denn natürlich hat ein Videocall den klaren Vorteil, dass ich mein Gegenüber sehen und dadurch noch besser einschätzen kann. Ist man gelangweilt, hängt am Handy oder schaut gebannt auf der Bild vor einem während der Unterhaltung? Diese wichtigen Indizien innerhalb eines Gesprächsverlaufs sind natürlich über ein Telefonat nicht abzubilden. Gerade Kunden, die man noch gar nicht oder nicht lange kennt, lernt man per Video immerhin noch besser kennen als per Telefon. Für Ersttermine sind natürlich trotzdem meistens persönliche Meetings empfehlenswert, wenn auch nicht strikt notwendig. Aber in diesen Zeiten haben wir diese Wahl ja nicht unbedingt.

Zusätzlich sehe ich bei Videokonferenzen deutlich wer spricht und wer vielleicht als nächstes das Wort ergreifen möchte. In Telefonaten habe ich diesen Vorteil nicht, was häufig darin resultiert, dass es zunächst eine Schweigeminute gibt und dann alle auf einmal losplappern.

Am Aussterben: E-Mails zur Teamkommunikation?

Für mich persönlich ist es ein absoluter Graus Projekte per E-Mail zu besprechen, gerade wenn mehrere Personen involviert sind. Wir selbst erledigen natürlich am liebsten alles über unser Projektmanagement-Tool, aber das ist mit Kunden nicht immer möglich. Dennoch sind E-Mails nach Briefen vermutlich der denkbar schlechteste Kommunikationsweg für Teams, da der Dialog stets zwischen zwei Personen stattfindet, egal wie viele Leute ich in CC packe. Wenn der schriftliche Austausch gewünscht ist, dann eignen sich immer noch besser Chat-Gruppen in Tools wie Microsoft Teams oder Slack, um nur zwei Beispiele zu nennen, damit keine Informationen verloren gehen und sich alle Mitglieder des Teams gleichermaßen einbringen können.

Fazit

Teams und Kollegen, die häufig zusammenarbeiten, müssen meiner Meinung nach nicht täglich die Kamera anschalten. Ab und an kann es aber trotzdem schön sein, auch wieder die vertrauten Gesichter zu sehen. Grundsätzlich haben Videokonferenzen einfach auch den Vorteil, dass sie einem persönlichen Gespräch noch am nächsten kommen, was die Dynamik und mögliche Empathie angeht. Das einzige, was für mich aus der Team-Kommunikation verbannt werden sollte, sind klassische E-Mails, da diese schlichtweg am meisten Potential für Missverständnisse bieten.